Participatief budget ukkel

Overeenkomstig artikel 258bis van de Nieuwe Gemeentewet wenst de gemeente Ukkel het haar inwoners en verenigingen mogelijk te maken om actief en rechtstreeks betrokken te zijn bij het leven in hun wijk en in de gemeente. Om deze doelstelling te bereiken is het Participatief budget een van de hefbomen die door de gemeente ingevoerd werden.

Het Participatief budget komt overeen met een deel van de openbare middelen waarover gediscussieerd en beslist wordt met de bevolking.

Met het Participatief budget wil de gemeente het de burgers mogelijk maken rechtstreeks bij te dragen aan de definiëring en de bestemming van een deel van de uitgaven van de gemeentebegroting volgens eenvoudige, toegankelijke en transparante modaliteiten.

Het onderhavige reglement beoogt de invoering van een participatief budget, meer bepaald de bestemming van een deel van de gewone of buitengewone begroting voor de verwezenlijking van projecten op het Ukkelse grondgebied die voorgesteld en geselecteerd worden door de Ukkelse burgers.

De winnende projecten worden uitgevoerd door de gemeentediensten.

De gemeentediensten kunnen bevraagd worden voor een project zowel om elke overbelasting te voorkomen als om de goede uitvoering van het door de burgers geselecteerde project mogelijk te maken. Er worden hoogstens 3 projecten per editie van het Participatief budget in aanmerking genomen.

Het Participatief budget beschikt over een begrotingsenveloppe die door de gemeenteraad bepaald wordt bij de stemming van zijn begroting. Indien het totaalbedrag van de winnende projecten lager ligt dan het in de begroting voorziene bedrag verschuift het college de enveloppe naar de volgende editie.

Ontvankelijkheidsvoorwaarden

Om als ontvankelijk beschouwd te worden moet het idee:

• Ingediend worden door een burger of een burgergroepering die gedomicilieerd is op het grondgebied van de gemeente Ukkel en minstens 14 jaar oud is;
• Ingediend worden binnen de toegestane termijnen, de verzendingsdatum van de e-mail, de poststempel of de bevestigingsmail van de indiening van het formulier via het platform geldt als bewijs;
• Bij voorkeur voorgesteld worden via het gemeentelijk digitaal platform gewijd aan het Participatief budget of met behulp van het formulier bij het reglement, volledig ingevuld en verzonden via mail naar burgerinspraak@ukkel.brussels of met de post (gemeente Ukkel, dienst Burgerinspraak, Stallestraat 77 te 1180 Brussel) of ingediend in de hiervoor voorziene bussen binnen de toegestane termijnen.

Elke initiatiefnemer kan hoogstens twee ideeën per editie van het Participatief budget voorstellen.

Aanvaardingsvoorwaarden

Om in aanmerking te komen moet het idee:

• Betrekking hebben op het gemeentelijk belang en binnen het bevoegdheidsveld van de gemeente Ukkel vallen;
• Verenigbaar zijn met de algemene beleidsverklaring en bijdragen aan de dynamiek van duurzaamheid van de gemeente Ukkel;
• Gelegen zijn op het gemeentelijk grondgebied van Ukkel;
• Van algemeen belang zijn en collectieve bedoelingen hebben;
• Plaatsvinden in het beschikbare gemeentelijk erfgoed of in ruimtes waarvan de gemeente het beheer verzorgt zonder er eigenaar van te zijn;
• Een gunstig advies krijgen wat betreft de technische, juridische en financiële haalbaarheid van het idee tijdens de analysefase door de bevoegde gemeentediensten;
• Een uitgave inzake investering of dagelijks beheer vertegenwoordigen voor een project bestemd voor de Ukkelse bevolking;
• Een uitgave vereisen van minder dan of gelijk aan € 20.000,00 voor projecten die onder de gewone gemeentebegroting vallen of van minder dan of gelijk aan de totale begrotingsenveloppe die gewijd is aan het Participatief budget voor projecten die onder de buitengewone gemeentebegroting vallen. De definitieve kostprijs van het project wordt bepaald door de gemeentediensten die bevoegd zijn voor de uitvoering;
• Niet al uitgevoerd worden door de gemeente.

Een initiatiefnemer die laureaat was bij de vorige editie mag zich bij de volgende editie niet opnieuw kandidaat stellen als hoofdindiener of als referentiepersoon. De deelname als lid van een ruimer collectief blijft mogelijk.

Ideeën worden uitgesloten als ze: 

• Buurtconflicten kunnen veroorzaken; 
• Een duidelijk illegale of discriminerende aard vertonen; 
• Het de initiatiefnemer mogelijk maken er persoonlijk voordeel uit te trekken; 
• Betrekking hebben op een project waarvan de beoogde locatie al het voorwerp uitmaakt van een door de gemeente of het gewest geprogrammeerd/gepland project; 
• Niet voldoen aan de criteria uit artikel 3.

Deze fase heeft als doel de voorziening bij de bevolking kenbaar te maken. 

Ze neemt de vorm aan van een ideeënoproep en vindt plaats tijdens de volledige indieningsperiode van de ideeën door de inwoners. 

De gemeente gebruikt alle beschikbare middelen om hierover te communiceren.

1. Een idee moet gedragen worden door een burger of een burgergroepering die gedomicilieerd is op het grondgebied van de gemeente Ukkel. Deze personen worden "initiatiefnemers" genoemd.

   De initiatiefnemers moeten minstens 14 jaar oud zijn en mogen niet tot een van de volgende categorieën behoren:

   • Gemeenteraadsleden of OCMW-raadsleden
   • Leden van het college
   • Ministers
   • Parlementsleden
   • Rechtspersonen en politieke partijen
2.  De ideeën moeten op een van de volgende manieren ingediend worden aan de hand van een ideeënformulier dat beschikbaar is op de website van de gemeente:
   • Via het gemeentelijk digitaal platform gewijd aan het Participatief budget 
   • Via mail naar burgerinspraak@ukkel.brussels 
   • In de bussen in de gemeente 
   • Met de post naar de dienst Burgerinspraak, Stallestraat 77.
3. Ideeën kunnen ingediend worden gedurende een periode van twee maanden die bepaald is door het college. 

4. Er worden tijdens de indieningsperiode van de dossiers in het gemeentebestuur vaste permanenties zonder afspraak georganiseerd door de ambtenaars van de dienst Burgerinspraak om de burgers te helpen bij de opmaak van hun dossier.

   De gemeente organiseert mobiele informatie- en begeleidingsacties in verschillende wijken om in het bijzonder de inwoners te bereiken die het verst van de administratieve procedures staan

Om hun ideeën te verfijnen, te verduidelijken, te testen en/of te groeperen analyseert de dienst Burgerinspraak de ideeën, groepeert hij de gelijkaardige ideeën en organiseert hij vergaderingen met de initiatiefnemers. Het gemeentelijk digitaal platform gewijd aan het Participatief budget wordt bijgewerkt met alle geherformuleerde ideeën.

Deze periode is beperkt tot een maand.

1. In deze fase analyseert de dienst Burgerinspraak alle voorgestelde ideeën ten aanzien van de ontvankelijkheids- en aanvaardbaarheidscriteria die gedefinieerd zijn in artikel 3.

   De ideeën die deze eerste analyse gunstig doorlopen hebben worden vervolgens voorgelegd aan de bevoegde gemeentediensten zodat ze:

   • - De technische en desgevallend juridische haalbaarheid van de ideeën bestuderen;
   • - Een geraamd budget voor elk idee berekenen.

   Tijdens deze fase kan de dienst Burgerinspraak contact opnemen met de initiatiefnemers om eventuele verduidelijkingen te vragen.

2. Indien een voorstel onhaalbaar of ongepast blijkt of de criteria uit artikel 3 niet in acht neemt, wordt deze vaststelling doorgegeven aan het college, dat een beslissing neemt met kennis van de argumenten die uiteengezet zijn door de analyse van de diensten.

   In alle gevallen worden de initiatiefnemers op de hoogte gebracht van de ontvankelijkheid of de aanvaardbaarheid van hun idee. Indien het idee verworpen wordt door het college worden de redenen daarvoor meegedeeld aan de initiatiefnemer(s).

3. Een niet-weerhouden idee mag niet opnieuw voorgesteld worden tijdens een latere sessie van het Participatief budget, behalve wanneer het verbeterd werd om rekening te houden met de ontvankelijkheids- en aanvaardbaarheidscriteria die gedefinieerd zijn in artikel 3.

   Een project waarvan de gemeente afgezien heeft mag enkel door de initiatiefnemers opnieuw voorgesteld worden indien er oplossingen voor de redenen van de afstand voorgesteld worden door de initiatiefnemers.

Het college bekrachtigt de aanvaardbare ideeën na de analyse door de gemeentediensten zodat ze ter stemming voorgelegd worden aan de inwoners.

De weerhouden ideeën krijgen het statuut "project".

Het college bekrachtigt het geraamd budget voor de uitvoering van de aanvaardbare projecten.

Communicatiecampagne

De gemeente biedt verschillende communicatietools aan die door de initiatiefnemers gebruikt kunnen worden om de informatie te verspreiden aan de Ukkelse burgers, meer bepaald:

• Een voorstelling van het project door de initiatiefnemers tijdens een "Projectenforum", dat openstaat voor alle Ukkelse burgers en toegankelijk is voor PBM; een gepersonaliseerde digitale en papieren communicatiekit (hoogstens 25 tweetalige A3 affiches en 100 tweetalige A5-flyers per project). Alle andere drukwerken zijn voor rekening van de projectdrager(s);
• De organisatie door de gemeente van mobiele informatie- en begeleidingsacties in verschillende wijken.

Stemming voor de gepreselecteerde projecten

Na het "Projectenforum" staat de stemfase een maand lang open voor de voltallige Ukkelse bevolking.

De stemming staat open voor alle Ukkelaars van minstens 14 jaar oud, hiervoor moet een verklaring op eer bij de stemming gevoegd worden.

De stemming gebeurt:

• Bij voorkeur online op het specifiek gemeentelijk digitaal platform;
• Op papier met behulp van het ad hoc formulier, dat ingevuld en via mail doorgestuurd wordt naar burgerinspraak@ukkel.brussels of gedeponeerd wordt in een van de stembussen.

Elke stemmer moet twee projecten per raadpleging selecteren en mag slechts een keer stemmen, ongeacht de stemwijze. Het bestuur voert controlesystemen van het unieke karakter van de stemmen in.

In geval van niet-naleving van de voornoemde voorwaarden wordt de stem als niet-ontvankelijk beschouwd en uitgesloten bij de telling.

Communicatie door de gemeente

De gemeente verbindt zich ertoe te communiceren over de stemfase en over de gepreselecteerde projecten aan de hand van de informatie van de initiatiefnemers.

De locatie van de bussen wordt verduidelijkt op de website en op het digitaal platform van de gemeente.

Tellingsprocedure

De telling van de stemmen gebeurt door de dienst Burgerinspraak. Ze vindt plaats onder het toezicht van twee vrijwillige vertegenwoordigers van de gepreselecteerde "projecten". Op het einde van elke teldag wordt een proces-verbaal opgesteld door de dienst Burgerinspraak en bekrachtigd door de aanwezige burgers, waarbij elk aanwezig lid het pv ondertekent.

Zodra de stemming afgerond is wordt er een lijst opgesteld met een rangschikking van de projecten naargelang het aantal ontvangen stemmen (in dalende volgorde). De projecten en de stemmen die ze elk gekregen hebben worden voorgesteld aan het college en de drie projecten met de meeste stemmen die binnen de grenzen van de beschikbare begrotingskredieten voor het Participatief budget vallen worden geselecteerd als laureaat.

Voor de opmaak van deze lijst worden alle stemmen per project opgeteld.

Indien de best gerangschikte projecten onder de bevoegdheid van eenzelfde gemeentedienst vallen, wordt enkel het best gerangschikte project van deze dienst als laureaat aangeduid en zijn de andere winnende projecten de volgende projecten in de algemene rangschikking voor zover ze onder de uitvoering door een andere gemeentedienst vallen.

Indien de optelling van de begroting voor de projecten met de meeste stemmen het totaalbedrag van de beschikbare enveloppe overschrijdt, worden enkel het eerste of de eerste twee projecten weerhouden.

In geval van gelijke punten tussen twee of meer projecten waarvan de selectie zou leiden tot de uitputting van de enveloppe wordt het weerhouden project via lottrekking door de dienst Burgerinspraak aangeduid.

Alle projecten, winnend of niet, worden vervolgens voor kennisneming voorgesteld aan de gemeenteraad.

De gemeente gebruikt alle beschikbare middelen om te communiceren over het verloop van de procedure, de winnende projecten en de voortgang van de winnende projecten. De resultaten worden meer bepaald bekendgemaakt op de website van de gemeente en op het participatief platform.

1. Aangezien elk winnend project eigen kenmerken vertoont, zijn er specifieke modaliteiten, planningen en uitvoeringstermijnen vereist. In de mate van het mogelijke worden de projecten uitgevoerd binnen de twee jaar na de zitting van de gemeenteraad die akte neemt van de resultaten van de stemming door de burgers.
2. Er wordt een opstartvergadering georganiseerd om de operationele fase aan te vatten. Ze brengt de initiatiefnemers, de betrokken gemeentediensten en de bevoegde schepen(en) of hun vertegenwoordiger(s) samen. Deze vergadering wil herinneren aan de doelstelling van het project zoals gestemd, de operationele omtrek ervan verduidelijken en de voornaamste uitvoeringsfases ervan definiëren.
3. Na de opstartvergadering dragen de bevoegde gemeentediensten de exclusieve verantwoordelijkheid voor de aansturing, de coördinatie en de administratieve, technische en financiële uitvoering van het project.

4. De initiatiefnemers worden op de hoogte gehouden van de voortgang van het project in de sleutelfases van de uitvoering ervan, meer bepaald bij:

   • De afronding van de voorafgaande technische studies;
   • De bekrachtiging van de voorlopige planning;
   • De gunning van de overheidsopdracht;
   • De opstart van de werken of de productie;
   • De voorlopige of definitieve oplevering van het project.

   Ze kunnen geraadpleegd worden door het gemeentebestuur, meer bepaald in geval van technische, financiële, juridische of administratieve moeilijkheden die een aanpassing van het project zoals goedgekeurd door de stemming van de burgers vereisen. Deze raadpleging verleent hen geen beslissingsbevoegdheid.

5. Alle uitgaven die gepaard gaan met de uitvoering van de projecten van het Participatief budget zijn gebonden aan de geldende wetgeving inzake overheidsopdrachten.

   De initiatiefnemers mogen de gunning van een opdracht aan een welbepaalde dienstverlener niet eisen. Iedere ondernemer die in aanmerking genomen wil worden moet een offerte indienen in het kader van de overheidsopdracht die bekendgemaakt is overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.

6. De dienst Burgerinspraak is het contactpunt voor alle vragen in verband met de voortgang van de winnende projecten van het Participatief budget.

Indien tijdens grondige onderzoeken of de uitvoering onvoorziene technische, administratieve of juridische moeilijkheden of een door het college buitensporig geachte overschrijding van het geplande budget vastgesteld worden, kan de gemeente zich genoodzaakt voelen af te zien van de uitvoering van het winnend project. In dat geval wordt de initiatiefnemer op de hoogte gebracht van de redenen van de afstand.

De gemeente behoudt zich het recht voor deze procedure van het Participatief budget te wijzigen, te verkorten of te verlengen in geval van overmacht of uitzonderlijke omstandigheden buiten haar wil om. Ze kan hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden.

Het onderhavige reglement treedt in werking op 19 oktober 2026. Het trekt het reglement goedgekeurd op 7 juli 2023 in en vervangt het.